Executive Assistant to the CEO

Executive Assistant (w/m/d) to the CEO

Schlüsselrolle in einem hoch-dynamischen Scale-up Umfeld bei Berliner Kult-Gastronomie

Berlin / Vollzeit / vor Ort

BACKGROUND

Unser Mandant ist eine der bekanntesten Burgermarken Deutschlands – entstanden 2006 aus einem Berliner Kult-Standort und heute auf starkem Wachstumskurs mit europäischer Expansion und möglicher IPO-Perspektive. Im modernen Headquarter an der Spree in Berlin-Friedrichshain/Mitte arbeitet ein rund 40-köpfiges Team aus Finance, HR, Marketing, Operations und weiteren C-Level-Funktionen eng zusammen. In diesem Umfeld übernimmst du als Executive Assistant to the C-Suite eine zentrale Schlüsselposition mit direkter Nähe zu CEO und dem Gründerteam. Gesucht wird eine erfahrene, dynamische Assistenzpersönlichkeit, die operative Exzellenz im Tagesgeschäft mit Freude an Projektarbeit rund um Expansion, Standortentwicklung und Strukturaufbau verbindet. Wenn du Ownership übernehmen möchtest und Lust auf ein skalierendes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen hast, passt diese Position hervorragend zu dir.

👥 Rund 40 Mitarbeitende im Berliner Headquater

💶 Gehaltsrahmen zwischen ca. €65.000 und €70.000 p. a.

📍 Berlin, Friedrichshain/Mitte mit Blick aufs Wasser

BENEFITS

• Attraktive Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung; Zielgehaltsband ab ca. 65.000 EUR Jahresbrutto mit Perspektive auf bis zu 70.000 EUR bei entsprechender Erfahrung.
• 13. Monatsgehalt nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten in Richtung strategische C-Level-Management-Unterstützung. Direkte, enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einbindung in zentrale Entscheidungs- und Expansionsprozesse.
• Arbeit in einem dynamischen Scale-up-Umfeld mit frischem Wachstumskapital und europäischer Expansion.
• Moderner Standort im Berliner HQ an der Spree (Friedrichshain/Mitte) mit hochwertiger Bürofläche und Blick aufs Wasser.
• Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit, Überstunden durch Freizeitausgleich abzubauen.
• Strukturierte Einarbeitung durch die Chief of Staff sowie enge Zusammenarbeit mit einem wachsenden, professionellen Assistenzteam.

DEINE AUFGABEN

• Umfassende Unterstützung des CEO und der C-Suite als zentrale organisatorische, kommunikative und operative Schnittstelle.
• Professionelles Management eines komplexen und hoch-dynamischen Kalenders inklusive Planung und Priorisierung von Meetings, Telefonaten sowie nationalen und internationalen Reisen.
• Vollumfängliche Reiseorganisation (inkl. Routenplanung, Buchungen, Unterlagen) und flexible Anpassung bei kurzfristigen Änderungen.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung interner und externer Meetings inklusive Unterlagen, Teilnehmermanagement und Follow-ups.
• Entgegennahme, Strukturierung und Weiterleitung eingehender Telefonate, Post und Korrespondenz mit sicherem Urteilsvermögen und klaren Prioritäten.
• Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
• Unterstützung bei wiederkehrenden Meetings und Veranstaltungen des Führungsteams, inklusive Organisation und Ablaufkoordination.
• Enge Zusammenarbeit mit den weiteren Executive Assistants (z. B. für Founder, COO, Co-CEO) zur Sicherstellung nahtloser Übergaben, Vertretungen und gemeinsamer Standards.
• Operative und projektbezogene Zuarbeit für Expansions- und Standortprojekte, insbesondere durch Recherchen, Routenplanungen, Kalkulationen und Aufbereitung relevanter Dokumente.
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Strukturierung des Headquarters, z. B. beim Aufbau und der Optimierung von Onboarding-Prozessen und Abläufen.
• Übernahme spontaner Ad-hoc-Themen und projektbezogener Aufgaben über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg – mit hoher Eigenverantwortung und Ownership.
• Abstimmung mit externen Partnern, Dienstleist